API 串接是什麼？中小企業最常用的 3 種系統整合方式
— 用白話講清楚、用情境判斷何時該用哪一種
對多數中小企業來說，系統整合聽起來像工程師在討論的事情，但實際上，你每天看到的「庫存是否同步」「會員資料是否一致」「訂單是不是自動進 ERP」——背後都依賴系統之間是否能順利溝通。
市面上 90% 的整合方式，全部都可以分成三大類：
- API 串接（最安全、最主流、最可控）
- 直接連線資料庫（高風險、逐漸淘汰）
- 定期匯入匯出（最便宜、不是即時）
你不需要工程背景，但你需要知道它們的差別，因為這會影響：
- 系統要花多少錢
- 運作是否穩定
- 員工是否需要人工補資料
- 會不會出現「三套系統三個版本的庫存」
接下來，我們會用白話說明三種方法、優缺點，以及提供 適用情境（零售、進出口） 讓你能快速判斷自己該用哪種方式。
一、API 串接：兩個系統照規則對話，是現在最主流的整合方式
1. API 是什麼？
API 就像是兩家公司之間的「正式溝通管道」。你提出一份格式明確的資料請求 → 對方回覆固定格式的資料。
比喻：
寄掛號信件：你寄出去時會附上格式（地址、內容），對方收到後會回傳固定類型的文件。
餐廳點餐：你照菜單點餐（API 規格），廚房（對方系統）就會給你符合規格的餐點（回傳資料）。
2. API 的特點
優點：
✔ 即時同步（秒級）：庫存、訂單、會員狀態立刻一致
✔ 安全性高：透過 token、加密、IP 白名單控管
✔ 不會破壞資料庫結構
✔ 可擴充：未來再加新系統也能接入
缺點：
❌ 成本通常最高
❌ 兩端系統都要有 API 才能整合
❌ 適合需要長期穩定整合的企業
3. 適用情境
（1）連鎖零售（服飾、鞋店、美妝）
多門市庫存同步： 當門市 A 賣出最後一雙鞋時，官網與其他門市必須即時更新，避免超賣。
會員權益： 客人在門市買服飾累積的點數，回官網下單要能立刻折抵。
促銷連動： 百貨週年慶期間，數百項美妝商品的促銷價格需從 ERP 一鍵推送到所有 POS 機與官網。
🟦 你會需要 API： 因為零售業「庫存即生命」，錯一次就會導致退貨爆量與客訴。
（2）進出口／大型批發商
即時價格更新： 匯率波動或原料調價時，後端 ERP 改價，前端 B2B 訂貨系統需動態計算不同等級代理商的報價。
訂單自動入帳： 代理商在線上系統下單後，訂單需立刻進入 ERP 進行揀貨排程，減少人工登單誤差。
🟦 你會需要 API： 讓業務不必每天人工對資料，且能應對極高頻率的報價變動。
二、直接連線資料庫：快速但危險，除非特殊情況不建議
1. 什麼叫直接連線資料庫？
就就是 A 系統直接去讀、甚至修改 B 系統的資料庫。比喻：
這就像公司後門沒鎖，你讓外部廠商直接進後台拿資料。
2. 優缺點
優點：✔ 老系統無 API 時，有時只能這樣做
缺點（非常嚴重）：
❌ 難以控管權限
❌ 系統升級時欄位變動會造成整合壞掉
❌ 資安風險高（無 token / 權限 / 加密）
3. 適合什麼情況？
（1）使用 10 年以上、廠商已消失的舊版 ERP
- 早期服飾或批發商常使用客製化的本機版系統，沒 API 且原始開發者已找不到了。
- 欄位固定、不會再更新，只需要從裡面「讀取」舊的產品規格。
🟧 勉強可用，但應作為短期過渡方案。
（2）封閉式倉儲與內部看板
- 例如：批發商自有的 大型倉庫管理系統 (WMS) 位於內網環境，為了讓倉庫內的看板即時顯示揀貨進度。
三、定期匯入匯出：最便宜、也最常被忽略的「夠用就好」方式
1. 什麼是匯入匯出？
透過 CSV、Excel 或批次檔案定期交換資料。形式包括：
- 人工下載 / 上傳
- 自動產生成檔放到 FTP / S3
- 定時排程（每天 1 次、每小時一次）
2. 優缺點
優點：✔ 不破壞系統架構
✔ 部署最快
缺點：
❌ 格式錯誤會卡住
❌ 大量資料可能讓系統變慢
❌ 維護通常需要人工介入
3. 適用情境
（1）國外供應商的定期庫存報表
- 國外代理品牌每週或每天才提供一次最新的庫存 Excel。
- 你只需要每天固定時間匯入一次到官網，讓客戶知道大概有無現貨。
🟩 匯入匯出即可，不需要花大錢開發 API。
（2）跨境貿易的月結對帳
- 每月結束後，從報關系統或物流系統下載當月明細，匯入財務系統進行沖帳。
- 這類數據不需要「即時」，只需要「正確」。
🟩 最省錢、最務實的財務處理方式。
（3）小規模零售或新品牌測試
- 剛起步的服飾電商，每天訂單不到 10 筆，手動匯出訂單交給倉庫出貨即可。
🟩 在規模化之前，這是成本最低的驗證方式。
四、想要系統整合哪些情況下該選哪一種？
| 你的需求 | 初步建議整合方式 |
|---|---|
| 連鎖店／官網庫存要即時一致 | ★ API |
| 數萬筆 SKU 的報價隨匯率連動 | ★ API |
| 舊系統沒 API，只需讀取舊產品資料 | ▲ 直接連線（短期） |
| 國外供應商每天給一次庫存表 | ★ 匯入匯出 |
| 跨國結帳、每月一次財務對帳 | ★ 匯入匯出 |
| 系統未來預計要擴張多通路 | ★ API |
五、 常見問題解答 (FAQ)
Q1：在準備與軟體廠商討論 API 串接前，我需要準備什麼？
答： 您不需要具備程式背景，但必須釐清「資料的流向」。建議準備一份簡單的清單：明確指出哪套系統是資料的「發起方」（例如官網），哪套是「接收方」（例如 ERP），以及具體要傳送哪些資訊（如訂單編號、金額、收件人）。越清楚業務邏輯，工程師在評估開發時就越能精準報價，避免認知落差。
Q2：API 串接完成後，是否就一勞永逸，不需要維護了？
答： 並非如此。API 就像兩條路之間的橋樑，如果其中一方的系統進行升級（版本更新）或修改了資料格式，橋樑就可能中斷。因此，企業需編列少許預算用於「例行性巡檢」或「緊急修復」，以應對外部環境（如電商平台改版）的變動。
Q3：同一間公司可以同時混合使用這三種整合方式嗎？
答： 當然可以。事實上，多數中大型企業是混合使用的。例如：最核心的「官網庫存」走 API；「每月財務對帳」走 匯入匯出；而查詢「十年前的舊訂單紀錄」則走 直接連線資料庫。根據資料的「即時性需求」與「安全性等級」來搭配，才是最務實的作法。
結語：企業不是在選技術，而是在選「風險與穩定性」
真正的問題不是「API 好不好？」
而是：
- 你是否需要即時？
- 你是否重視資料一致性？
- 你的系統會不會擴張？
- 你能接受多少人工操作？
API、匯入匯出、連線資料庫各有定位。
選錯方法，你的同仁可能每天都在補洞；
選對方法，你的企業才能在擴張時不被系統拖累。